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Welches Bürokonzept passt zu Ihrer Organisation?

Der Arbeitsplatz beeinflusst die Mitarbeiter maßgeblich. Studien der CABE belegen, dass die Zufriedenheit der Mitarbeiter bis zu 24% Prozent davon abhängt, wo sie arbeiten. Deshalb ist es so wichtig, den Beschäftigten ein komfortables Umfeld zu bieten – in dem sie ihre Aufgaben effizient ausführen können. Zunächst ist es notwendig, das Bürokonzept an die Bedürfnisse der jeweiligen Organisation anzupassen. Aktuell wird zwischen vier grundlegenden Bürokonzepten unterschieden: Zellenbüros, Großraumbüros, Kombibüros und Activity Based Workplaces, welche sich durch eine entsprechende Raumplanung – von den Wänden, über Fenster und Türen bis hin zu den Möbeln und je nach Funktion des Büros – voneinander differenzieren. In der folgenden Analyse beleuchten wir die Vor- und Nachteile der verschiedenen Raumkonzepte.

Ewelina Adamus, Senior Consultant für Forschung und Entwicklung des Arbeitsbereichs

Ein Zellenbüro ist unzureichend ausgeleuchtet? Im Großraumbüro herrscht ein entsprechender Lärmpegel - und es ist mit einer unzähligen Anzahl an Schreibtischen ausgestattet? Im Kombibüro stehen nicht genügend Arbeitsplätze bereit? Ist ein Activity Based Workplace die richtige Lösung für alle? Nicht unbedingt…

Die vier Bürokonzepte

Jedes der vier Bürokonzepte schafft aufgrund der unterschiedlichen Raumanordnungen eine Arbeitsumgebung, die jeweils verschiedene Arbeitsstile unterstützt. 

Das Zellenbüro besteht aus einer Reihe geschlossener Arbeitszimmer und Chefbüros entlang des Flurs. Ein solches System bietet üblicherweise große Stauräume: Hier ist Platz für Schränke oder Regale. Prinzipiell ist das Zellenbüro mit mehreren großen Räumen für formelle Meetings und informelle Treffen – wie zum Beispiel einer Kantine oder Küche - ausgestattet.

+ Erleichtert ein konzentriertes Arbeiten
+ gewährleistet mehr Privatsphäre
+ bietet Raum für formelle Treffen
+ ermöglicht, dem Raum eine individuelle Note zu geben

- isoliert einzelne Arbeitsgruppen oder Teams voneinander
- erschwert die freie Kommunikation und den Wissensaustausch zwischen den Mitarbeitern
- ermöglicht es kaum, Geräte gemeinsam zu nutzen - jedes Büro ist in der Regel mit eigenen Druckern, Faxgeräten usw. ausgestattet
- macht es schwierig, Teams zu führen und ihre jeweiligen Arbeitsschritte zu begleiten

Wie der Name bereits verrät, besteht das Großraumbüro oder die Open-Space-Lösung, aus einer großen, offenen Bürofläche mit aneinandergereihten Schreibtischen. Im Vergleich zum Zellenbüro steht weniger Fläche für Stauräume zur Verfügung. Die Besprechungsräume sind meist mit mobilen Wänden ausgestattet, die schnell umgestaltet werden können. Bei diesem Konzept empfehlen wir zumindest eine gewisse Anzahl an Bereichen für spontane Treffen (Soft Seating) zu berücksichtigen. Diese Plätze erlauben den Mitarbeitern aktuelle Themen zu besprechen, ohne einen Raum reservieren zu müssen.


+ Effizienter Informations- und Wissensfluss
+ schnelle Kommunikation zwischen den Mitarbeitern
+ unmittelbares Feedback möglich
+ Bürogeräte können von Mitarbeitern verschiedener Teams gemeinsam genutzt werden - bessere Integration
+ ermöglicht den Büroraum neu zu gestalten und an die Entwicklung des Unternehmens anzupassen 

- hoher Lärmpegel
- Mangel an komfortablen Bedingungen für ruhige und konzentrierte Arbeiten
- Mangel an Privatsphäre, laufende Projekte und sonstige Unterlagen sind für alle frei zugänglich
- keine komfortablen Bedingungen für Telefongespräche
 

Das Kombibüro bietet den Mitarbeitern den Zugang zu verschiedenen Bereichen, die ihnen die Ausführung bestimmter Tätigkeiten erleichtern. Abhängig von den Bedürfnissen der Organisation und dem Arbeitsstil des Unternehmens, wird das Büro in unterschiedliche Bereiche aufgeteilt. Wenn beispielsweise die Zusammenarbeit ein wichtiges Element im Unternehmen ist, dann werden die Besprechungszonen in der ganzheitlichen Raumgestaltung dominieren. 

Ob konzentrierte Einzelarbeit an Schreibtischen, getrennt durch Raumteiler, oder Platz für Teamarbeit in gemeinschaftlich genutzten Multifunktionszonen - das Kombibüro will die optimale Synthese aus Konzentration und Kommunikation gewährleisten. Deshalb zeichnet sich dieses Bürokonzept durch eine hohe Anzahl unterschiedlich großer Besprechungsräume aus, sowie stehen diverse Orte für spontane Treffen bereit. Damit die Mitarbeiter ihre Aufgaben effizient ausführen können, umfasst das Konzept ebenfalls abgetrennte Bereiche für Telefongespräche, sowie kleine Einzelzimmer für individuelles und konzentriertes Arbeiten.

+ Zugang zu Bereichen, die Mitarbeiter bei der Ausführung bestimmter Aufgaben unterstützen - Komfort für Meetings, Telefonate und konzentriertes Arbeiten
+ effizienter Informations- und Wissensfluss
+ schnelle Kommunikation zwischen den Mitarbeitern, ohne jedoch die Arbeit anderer Kollegen im Büro zu beeinträchtigen
+ geringerer Lärmpegel als im Großraumbüro

- Mangel an Privatsphäre, laufende Projekte und sonstige Unterlagen sind für alle frei zugänglich
 

Activity Based Workplace ist ein Lösungsansatz, der den Zugang zu verschiedenen Bereichen ermöglicht, der die drei grundlegenden Prozesse von Mitarbeitern erleichtert: Verwaltung, Konzentration und Kommunikation. Bei diesem Konzept finden wir zahlreiche Besprechungsräume unterschiedlicher Größe, spontane Treffpunkte, Bereiche für Telefongespräche und Platz für ungestörtes, konzentriertes Arbeiten (Fokusraum, Ruhebereich) sowie ein Auditorium. In einer solchen Arbeitsumgebung gilt in den „mobilen“ Abteilungen zudem die Idee des Desksharings. Das bedeutet, den Beschäftigten sind keine festen Arbeitsplätze zugewiesen und es gibt weniger Schreibtische als Mitarbeiter.

+ Möglichkeit, den Arbeitsplatz passend zur jeweiligen Aufgabe auszuwählen
+ flexibler Arbeitsstil
+ einfachere Kommunikation zwischen den Mitarbeitern
+ ermöglicht die Umgebung und das Arbeitsumfeld zu wechseln
+ leichter Wissensaustausch und bessere Integration der Mitarbeiter

- kein fester, zugeordneter Schreibtisch für die Mitarbeiter
- keine Personalisierung des Arbeitsplatzes
- die Durchführung der jeweiligen Aufgaben erfolgt in Bereichen, die dafür bestimmt sind
- Clean-Desk-Policy: nach Abschluss eines erfolgreichen Arbeitstages und aufgrund der Tatsache, eines nicht zugeordneten Arbeitsplatzes, werden Unterlagen und persönliche Dinge in den dafür vorgesehenen Schließfächern verstaut

Wie viel kostet es?

In Zeiten, in denen jeder Quadratmeter Bürofläche – gemäß dem Stichwort „Flächeneffizienz“ – genutzt wird, sollten bei der Auswahl des Bürokonzepts auch wirtschaftliche Aspekte berücksichtigt werden. Wegen ihrer einzigartigen Raumgestaltung nimmt jedes der genannten Bürokonzepte einen anderen Bereich ein - und kann eine unterschiedliche Anzahl an Arbeitsplätzen beinhalten.

Unternehmen verfügen oft über eine genau bestimmte Fläche und müssen entscheiden, wie viele Mitarbeiter dort arbeiten sollen. Die nachfolgende Tabelle zeigt einen Vergleich zwischen der Anzahl der Mitarbeiter und der Anzahl der Arbeitsplätze in jedem der vier Bürokonzepte auf einer Fläche von 913 m2
 

Wie in diesem Beispiel zu sehen ist, haben in einem Zellenbüro – durch das geschlossene Raumsystem - bedeutend weniger Mitarbeiter Platz als beispielsweise in einem Großraumbüro. Der Unterschied zwischen einem Großraumbüro und einem Kombibüro ist in dieser Hinsicht jedoch nicht besonders bedeutend. Wenn man sich für ein Kombibüro entscheidet, dann „verliert" man Platz für vier Mitarbeiter - gewinnt jedoch Zugang zu verschiedenen Bereichen, die die tägliche Ausführung der Aufgaben unterstützen. Für die Beschäftigten gibt es jedoch einen bemerkenswerten Qualitätsunterschied.

Das Activity Based Workplace-Konzept stellt in Hinsicht auf die Anzahl der Arbeitsplätze das effizienteste Bürokonzept dar. Das resultiert aus der Idee des Desksharings, welches in mobilen Abteilungen angewendet wird. Nach diesem Konzept gibt es weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter, weshalb verfügbare Arbeitsplätze mit den Kollegen geteilt werden müssen. Der Flex-Indikator misst das Arbeits-Flexibilitäts-Niveau und beträgt hier 0,7 (7 Schreibtische pro 10 Mitarbeiter in mobilen Abteilungen). Damit können für 104 Mitarbeiter, die 77 Schreibtische belegen, Arbeitsräume eingerichtet werden. Vor Einführung dieser Lösung sollten jedoch interne Kommunikationsmaßnahmen erfolgen und entsprechende Workshops durchgeführt werden - die die jeweiligen Prozesse im Veränderungsmanagement optimal unterstützen. Derartige Maßnahmen erhielten bereits viel positives Feedback von unseren Experten.

Neue Technologien und die heutige Arbeitsflexibilität bieten die Möglichkeit, ein Büro auf interessante und funktionelle Weise zu gestalten. Die wahre Kunst besteht jedoch darin, einen Raum zu schaffen, der nicht nur modern sondern vor allem auf die Bedürfnisse der jeweiligen Organisation zugeschnitten ist. Es gibt keine besseren oder schlechteren Bürotypen. Die Wahl des Konzepts sollte abhängig sein vom Charakter des Unternehmens, der Art der Geschäftsprozesse und den Bedürfnissen der Mitarbeiter. Unser Anspruch ist es, die uns übertragenen Projekte stets zielgerichtet zu finalisieren. Deshalb beraten wir unsere Kunden, um gemeinsame Lösungen zu finden, die für das jeweilige Unternehmen die meisten Vorteile bringen. Bei Bedarf führen wir auch Untersuchungen und Analysen durch, etwa über die Nutzung der Arbeitsplätze, die Effizienz von Besprechungsräumen, das Aktivitätsprofil verschiedener Teams oder das Arbeitsklima zwischen den einzelnen Abteilungen. Ein Büro ist eine Investition, die gut durchdacht sein sollte.

 

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