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Die Macht der Räume: Kann das Büro Menschen zur Arbeit motivieren?

Motivierte Mitarbeiter sind heutzutage eine der wichtigsten Ressourcen einer Organisation – besonders auch hinsichtlich der angespannten Lage auf dem aktuellen Arbeitsmarkt. Der geprägt ist von Fachkräftemangel oder dem Wettbewerb um die besten Mitarbeiter, von fallenden Arbeitslosenquoten bis hin zur Vollbeschäftigung. Der Arbeitsbereich ist ein sehr effektiver Motivationsfaktor - der die Menschen bei der Ausführung ihrer täglichen Aufgaben entscheidend (positiv) beeinflussen kann. Leider unterschätzen viele Unternehmen nur oft die Macht der Räume.

Marta Badura, Beraterin für Arbeitsplatzforschung und -beratung, Nowy Styl Group

Auf der Suche nach den besten Lösungen „wie wir Mitarbeiter motivieren können“ ist es sinnvoll, sich einfach selbst zu erinnern: Wie war das damals, kurz bevor ich meine neue Arbeitsstelle angetreten habe? Ja - normalerweise sind die Menschen hier voller Tatendrang, Energie und neuer Ideen. Sie überlegen sich, was sie alles lernen werden, welche Herausforderungen ihnen bevorstehen und wie die neuen Kollegen wohl sind. Mit einer gesunden Mischung aus Angst und Neugier erwarten sie ihren ersten Arbeitstag im neuen Büro. Dieses Beispiel zeigt: Motivation ist ein völlig normaler und natürlicher Zustand, den die meisten Menschen instinktiv - von innen heraus -entwickeln.

 

Nach einer gewissen Eingewöhnungsphase und Routine am neuen Arbeitsplatz, stagniert unser innerer Wunsch oder natürlicher Antrieb zu handeln – das heißt, er bleibt auf dem gleichen Niveau oder sinkt sogar bedeutend. Das hängt jedoch maßgebend mit der Arbeitsumgebung zusammen, in der sich der Mensch befindet. Wird es offensichtlich, dass Ideen nicht gern gesehen sind, die Führungsebene ein Mikromanagement bevorzugt und die Atmosphäre im Büro generell sehr angespannt ist - dann verlieren wir unseren anfänglichen Enthusiasmus wohl komplett. Die Aussicht auf sämtliche, attraktive Zusatzleistungen und das höhere Gehalt - was zuvor als das Ausschlaggebende galt - spielt nicht mehr die Hauptrolle. Selbstverständlich will niemand die Leistungen wieder hergeben - jedoch haben sie ihre Wirkung als Incentive bei den Mitarbeitern verloren.

Über Autonomie, soziale Bindungen und die Entwicklung von Kompetenz

Untersuchungsergebnisse bestätigen: Autonomie, Mitarbeiterkompetenz und soziale Bindungen sind die drei wichtigsten Einflussfaktoren, um Menschen wirklich zur Arbeit motivieren zu können. Dr. Edward Deci bewies in seiner „Selbstbestimmungstheorie der Motivation nach Deci und Ryan“: Befriedigt man die drei psychologischen Bedürfnisse – Autonomie, soziale Bindung und Entwicklung von Kompetenz – beeinflusst das die Motivation der Menschen enorm. Seine Arbeit wurde übrigens später von Hunderten von Forschern wieder im Rahmen der Entwicklung der Selbstbestimmungstheorie wieder aufgegriffen.

Das Bedürfnis nach Autonomie ist mit dem Bewusstsein verbunden - eine Wahl zu haben und selbstbestimmt handeln zu können. Das Bedürfnis nach sozialen Bindungen drückt aus, dass wir Teil eines größeren Ganzen sein wollen und gute Beziehungen zu anderen Menschen knüpfen wollen.

Das Bedürfnis, Kompetenz entwickeln zu können, hängt mit dem Gefühl und natürlichem Bestreben zusammen, dass wir die gesetzten Ziele stets erreichen möchten. Auf den Punkt gebracht heißt das, die Menschen wollen sich ermächtig fühlen und effizient sein, um dauerhaft gute Beziehungen führen zu können. Die Forschungsergebnisse zeigen eindeutig: Die Befriedigung dieser Bedürfnisse stärken nicht nur die Selbstmotivation und das Wohlbefinden der Menschen, sondern fördern auch die Kreativität.

 

Ein Blick in die Praxis zeigt: Leider werden diese Bedürfnisse in den wenigsten Organisationen befriedigt - da Unternehmen meist nach alten Mustern laufen. Jahrelang war das Management von einem System geprägt, das direkt vom Militär übernommen wurde: Der Führungsstil „command and control“ ist ausschließlich auf die Kontrolle der Arbeitnehmern ausgerichtet. Hier läuft es nach dem Grundsatz: „Was der Chef sagt, gilt“. Die Aufgabe der Mitarbeiter war daher vor allem die strikte Ausführung von Anweisungen. Dies wiederum schafft bei den Menschen auch eine gewisse Motivation zur Arbeit – jedoch wird sie von außen erzeugt und hat den Hintergrund, Strafen zu vermeiden. Bei einem solchen Managementstil ist es sehr schwer für die Beschäftigten, das Gefühl zu bekommen, erfolgreich zu sein und in irgendeiner Weise Einfluss auf die Arbeit zu haben. Hinzu kommt, dass die Beziehungen zu ihren Vorgesetzten weder als positiv noch als partnerschaftlich bezeichnet werden können.

 

 

Heutzutage weiß man, dass die Effizienz der Mitarbeiter nicht mehr vom jeweiligen Kontrollniveau abhängt.

Ist Kontrolle demotivierend und kontraproduktiv?

Schließlich wurde dieses System über die Jahre hinweg entschärft. Sieht man jedoch so manchen Führungsstil polnischer Unternehmen und die Schulungsprogramme, die sie ihren Managern empfehlen - stellt man fest, dass die Kontrolle immer noch ein wichtiges Element im Management darstellt. Deshalb stehen die Polen der Arbeit vom Home Office aus - oder generell von außerhalb des Büros - auch sehr skeptisch gegenüber. Befindet sich ein Beschäftigter dagegen im Sichtfeld oder in Reichweite, meinen diese Führungskräfte „alles unter Kontrolle“ zu haben. Wahrscheinlich vergessen sie dabei jedoch, dass man heutzutage den Schreibtisch längst nicht mehr verlassen muss - um die Arbeit zu unterbrechen oder eben nicht zu arbeiten. Schließlich trennt uns nur ein Klick von der virtuellen Welt: Hier können wir surfen, online einkaufen und mit Freunden und Bekannten chatten – und das alles wunderbar während der Arbeitszeit!

 

Die technologischen Entwicklungen haben es mit sich gebracht, dass die alten Methoden zur Arbeitsüberwachung heute keinen Bestand mehr haben. Selbstverständlich könnten die Kontrollen durch zahlreiche Maßnahmen verschärft werden - wie beispielsweise, die Mitarbeiter dazu verpflichten, dass sie ihr Mobiltelefon während der Arbeitszeit wegsperren, bestimmte Webseiten generell im Firmennetz blockieren oder die Zahl der Mausklicks eines Beschäftigten pro Stunde messen. Sind das aber Lösungen, die Menschen von innen heraus motivieren und eventuell den Unternehmensgewinn verbessern?

 

Sicherlich führen diese Maßnahmen nicht dazu, dass Beschäftigte ein Gefühl von Verantwortung entwickeln und Engagement zeigen – was in der heutigen Zeit die beiden entscheidenden Schlüsselfaktoren für die Effizienz eines Unternehmens sind. Zukunftsfähige Organisationen benötigen pro-aktive Mitarbeiter - die sich nicht davor scheuen, neue Lösungen vorzuschlagen und diese eigenverantwortlich umzusetzen. Gemäß zahlreicher Forschungsergebnisse sollten sich Unternehmer und Führungskräfte in erster Linie darauf konzentrieren, wie sie die Bedingungen schaffen können, um die Motivation ihrer Mitarbeitern von innen heraus entstehen zu lassen – und dass ist ebene eine Arbeitsumgebung, die die Bedürfnisse nach Autonomie, sozialen Bindungen und die Entwicklung von Kompetenz befriedigt.

 

Betrachtet man die Bürogestaltung als das Schlüsselelement einer Arbeitsumgebung, stellt man fest, dass sie oftmals noch immer auf Basis der gewohnten, alten Führungsregeln gestaltet ist: Großraumbüros, in denen Teams ihre Aufgaben unter dem wachsamen Auge des Chefs erledigen – und genau diesen Gedankengang widerspiegeln: „Wenn ich meinen Arbeitnehmer sehe, dann habe ich auch die Kontrolle über sein Tun oder Nicht-Tun“. Dabei konzentriert sich die Arbeit vollständig auf den Schreibtisch. Weitere Räume oder Bereiche - die den Mitarbeiter eine Zusammenarbeit und ein flexibleres Arbeiten ermöglichen würden - werden auf ein Minimum beschränkt.

Die Arbeitsumgebung kann motivieren und unterstützen

Entgegen der allgemeinen Meinung, die besten Büros seien heute diejenigen „die mit Schaukeln und Rutschen ausgestattet sind“ gilt: Die besten modernen Arbeitsbereiche sind diejenigen, die die Bedürfnisse der Menschen nach Autonomie, Entwicklung von Kompetenz und sozialen Bindungen unterstützen. Dabei handelt es sich um funktionelle und an den individuellen Arbeitsstil der Mitarbeiter angepasste Räumlichkeiten, die darauf ausgerichtet sind, die Arbeit ganzheitlich und effizient zu unterschützen. Es sind jedoch keine Büros, die aus einer Aneinanderreihung von Schreibtischen bestehen - und wenig Raum lassen, um flexibel und effektiv zu arbeiten. Was sind nun die Hauptmerkmale der besten, modernen Arbeitsbereiche?

Die besten modernen Büros unterstützen die Bedürfnisse des Mitarbeiters nach sozialer Bindung, Autonomie und der Entwicklung von Kompetenz.

Ein Arbeitsbereich, der die sozialen Bindungen unterstützt:

•    garantiert entsprechenden Platz für freie Gespräche und gemeinsame Handlungen, ohne die Arbeit oder Konzentration anderer Mitarbeiter zu stören,

•    ermöglicht es den Beschäftigten, sich in formeller und informeller Umgebung zu treffen,

•    erleichtert und generiert Treffen zwischen Mitarbeitern verschiedener Bereiche, Abteilungen und Teams des Unternehmens, 

•    hilft den Beschäftigten dabei, ein internes Netzwerk aufzubauen.

 

Ein Arbeitsbereich, der die Autonomie unterstützt:

•    schränkt die Mitarbeiter nicht ein, 

•    gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit sowohl Arbeitsplatz als auch Arbeitszeit flexibel zu gestalten, 

•    ermöglicht es den Menschen, selbst den Platz zu bestimmen, an dem sie individuell am effizientesten arbeiten können.

 

Ein Arbeitsbereich, der die jeweiligen Kompetenzen der Mitarbeiter unterstützt:

•    erleichtert die Realisierung der Aufgaben - dank der Anpassung an den Arbeitsstil der einzelnen Teams, 

•    ermöglicht das effiziente Arbeiten - unabhängig von der Art der Arbeit, 

•    unterstützt Lernprozesse und den Austausch von Informationen, 

•    ermöglicht alle Vorteile von Wissen und Talenten auszuschöpfen – weil er ausreichend Raum für konzentriertes Arbeiten sowie für die Arbeit im Team bietet.

 

Eine Wechselwirkung. Nachweislich beeinflussen nicht nur Menschen die Umgebung, in der sie agieren sondern auch die Umgebung hat einen Einfluss auf die Menschen. Ein durchdachtes, gut gestaltetes Büro kann einen Führungsstil unterstützen, der auf Engagement und Mitverantwortung aufbaut ist. Selbstverständlich kann ein Unternehmen nicht grundsätzlich auf Kontrolle verzichten: Ganz klar brauchen beispielsweise vor allem neue Mitarbeiter, die erst kürzlich ins Unternehmen eingetreten sind, eine ständige Überwachung oder Betreuung der Aufgaben. Dennoch sind engagierte und motivierte Mitarbeiter der größte Wettbewerbsvorteil für jedes Unternehmens: Die Beschäftigten, die keine Kontrolle sondern vielmehr Unterstützung bei der Realisierung ihrer Aufgaben benötigen! Gerade für diese Menschen sollten Arbeitsbereiche gestaltet werden, die sie bei ihren Tätigkeiten unterstützen - anstatt Räume zu schaffen, die eine trügerische oder vermeintliche Kontrolle geben, über diejenigen die es eigentlich bräuchten.

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